Le nouveau Commissaire à l’Information est quelqu’un de résolu et sévère. Il fait preuve d’intransigeance envers ceux qui ne respectent pas la Loi sur la Protection des Données (Data Protection Act). Et c’est avec l’aide de nouvelles amendes pouvant aller jusqu’à £500 000 qu’il entend s’assurer du respect de cette loi. Toute personne travaillant dans le domaine de la gestion de documents se doit de vraiment prendre cette affaire au sérieux.
Augmentation des volumes et complexité accrue
Mais les responsables des services généraux qui gèrent le stockage des documents ont déjà beaucoup à faire. L’IDC (International Data Corporation) rapporte que le taux de données non structurées chez les entreprises augmente chaque année de 200%.
Pas surprenant, donc, que près de trois quarts des entreprises aient du mal à retrouver des informations dont elles disposent. En réalité, les entreprises se plaignent du fait qu’il est plus facile de trouver des données qu’elles ne possèdent pas. Il n’y a pas de quoi s’étonner si les responsables de l’information passent jusqu’à un tiers de leur temps de travail sur des tâches de récupération de données.
Les stratégies de gestion de documents ne sont pas suffisantes pour faire face au contenu physique et numérique produit par les entreprises. Trop de sociétés se contentent d’empaqueter leur travail avant de le stocker sans vraiment le référencer. Ou alors, elles déchiquettent des documents qu’elles devraient, d’après la loi, conserver.
Mise au point
Ces problèmes ont été mis en évidence par la nouvelle approche du Commissaire à l’Information. Il est recommandé aux entreprises d’arrêter de prendre des mesures à court terme pour parvenir à gérer l’afflux croissant de données. Les solutions de stockage et déchiquetage bon marché ont beau être attractives et rentables, elles ne répondent pas aux préoccupations de sécurité et de confidentialité des données qui sont celles du Commissaire.
L’heure est grave. Si vous enfreignez la législation du Commissaire à l’Information, vous vous exposez à une lourde amende et à de la mauvaise publicité. Vous perdez de l’argent et votre réputation en prend un coup.
Optimisme
Mais il y a lieu d’être optimiste. Le regain d’importance accordé à la protection des données et à la gestion de documents constitue pour les entreprises une occasion de repenser leurs procédures.
Le temps est venu de réévaluer ce que votre entreprise doit stocker et ce qu’elle peut envoyer au service de déchiquetage. Et quand vous choisissez de conserver des informations, assurez-vous d’avoir un système de catalogage permettant de retrouver ces documents rapidement.
Ces méthodes ont leur prix. Mais les avantages sont doubles. Vous réduisez ainsi le risque de fuite de données protégées, et les informations que vous avez stockées deviennent des actifs commerciaux facilement disponibles.
Il serait donc sage de repenser votre stratégie d’archivage des données. Vérifiez que celle-ci couvre bien le stockage et la récupération de documents, ainsi que le déchiquetage et la destruction de données numériques. Et n’oubliez pas de tenir compte de la croissance de votre système de stockage.
Une fois la nouvelle stratégie mise en place, informez l’ensemble du personnel, que vos salariés travaillent de chez eux ou du bureau. Chacun doit avoir conscience de l’importance d’un bon système de conservation des documents et de gestion documentaire. Ainsi, vous réduisez au minimum le risque d’infraction relative à la protection des données. Après tout, une amende pouvant aller jusqu’à £500 000, ça ne rigole pas.
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